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    校长办公室文印室管理流程


    校长办公室文印室主要负责学校党务、行政公文以及有关材料的打印和复印工作。文印工作是学校办公室工作的重要环节,是做好学校文秘工作的重要组成部分。文印室要本着认真负责、勤俭节约的精神,进一步规范管理,积极参与节约型校园建设。具体工作流程与要求如下:
    一、打印工作
    (一)接受任务
    1.学校党务、行政公文以及有关文稿经校领导签发或党委办公室、校长办公室负责人审定后,由秘书科登记并送交文印室打印。公文类文稿必须具有办文单,其中,拟稿人、审稿人、核稿人、签发人等必须签名,文号、印制份数必须明确,否则,须补齐后方予打印。
    2.学校以及党委办公室、校长办公室举办大型会议所需的席卡等材料,由负责人同意后,交综合科登记并送交文印室打印。
    3.学校领导或党委办公室、校长办公室负责人直接交办的打印任务。
    打印的文稿必须符合存档规定要求,同时要字迹工整清楚,图表清晰,主、分标题或章、节明确,标点符号恰当,页码排列正确,否则,须经修改至符合要求后方予打印。
    (二)文字录入与编辑
    打字员根据事情的轻重缓急,统一进行文字录入与编辑。其中,特急文稿要随时录入,加急文稿要尽快完成,普通文稿要在两个工作日内完成。
    校内二级单位提供的材料,应包括文字版和电子版。
    (三)初校
    文稿打印后,打字员须对照原稿进行初校,发现问题及时更正。
    (四)送校
    本着谁拟稿谁校对的原则,打字员通知拟稿人领取打印稿并进行校对。
    (五)修改
    打字员根据校对稿进行修改。如修改较多,须请修改人再次校对。
    (六)制样
    二校无误后,打字员按要求排版并制作样稿。
    (七)确认
    三校无误后,校对人签字确认。
    (八)印发
    打字员印制、装订后,按规定交有关单位和人员。
    (九)存档
    打字员要根据文稿特征、相互联系、成文时间顺序分类排列,做好各类文稿电子文档的存档工作。同时,要做好文稿定期电子备份工作,原则上三个月应备份一次,且备份两份以上。
    二、复印工作
    (一)接受任务
    文印室负责校级及党委办公室、校长办公室材料的复印。校内其他二级单位如需复印,在文印室人员指导下进行。
    文印室只承担学校对公业务,不接受校内个人或其他单位业务。
    (二)复印
    文印室复印文件要控制数量,数量较大的应采用胶印,以提高文印效益,避免浪费。
    (三)登记
    二级单位复印前,文印室根据要求进行登记。
    (四)结算
    学期结束前,文印室会同综合科对二级单位复印费用进行统一结算。
    三、相关工作
    (一)纸张管理
    1.根据需要,文印室经秘书科向综合科提出用纸采购申请。
    2.文印室各类纸张应分门别类放置固定位置。未经校长办公室领导同意,任何单位和个人不得领取文件纸。
    3. 党委办公室、校长办公室领用纸张,以整包的方式进行,并履行登记手续。
    4.学期结束前,文印室对纸张采、用数量进行核对。
    (二)设备使用及养护
    1.文印室的机器设备,由专人负责保管和使用,他人不得擅自动用。
    2.文印室要做好设备的维修保养,并作好维修保养记录,保持机器完好,随时能够使用。
    3.文印室必须注意防火,严禁吸烟,保持室内整洁卫生。
    (三)保密工作
    文印室属机要部门,文印室工作人员必须严格遵守保密制度,不得泄密;无关人员未经许可不得入内,不得在文印室内会客。