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    南京师范大学网上办公系统运行管理规定


    在信息化背景下,为充分利用现代办公技术和手段,推进“无纸化”办公,进一步提高工作效率,加强信息交流,促进节约型校园建设,现根据国家有关规定和学校实际情况,制定本规定。

    一、网上办公内容

    我校网络系统由公共信息网(外网,通称“学校网站”,网址:http://www.njnu.edu.cn)和校内信息网(通称“校内网”或“校园网”,网址:http://urp.njnu.edu.cn)两个子系统组成。“网上办公系统”建立在校内网的平台上。本规定中的“网上办公”是指通过“网上办公系统”开展的以公文运转为主要内容的公务办理活动。

    (一)办理公文。主要指办理上级来文、校外来函、校内党政公文。

    办理公文具体流程,按学校有关管理办法执行。

    (二)办理校内二级单位请示、报告。主要指校内二级单位向校领导递交的请示、报告;需要党委办公室、校长办公室扎口管理的一些事项,其中包括约请校领导、重要客情报送;信访管理。

    (三)电子公告。会议通知、活动安排以及相关材料,按选定发放范围发布传阅;学校周历发布;《情况简报》和《南京师范大学信息》以及经党委宣传部批准备案的校内自办刊物等信息发布。

    校内二级单位之间的信息及材料,也可通过“电子公告”模块传阅。

    (四)会议管理。主要包括会议(活动)安排征集、会议议题征集、会议纪要发布与查询等。

    (五)常用下载。主要包括学校内部通讯录、常用软件下载等。

    (六)工作论坛。系统用户之间可开展工作交流,并提出系统改进措施。

    二、组织领导机构

    为了更好地推进网上办公系统运行管理工作,学校在信息化建设管理与安全工作领导小组之下,成立网上办公系统运行管理工作小组,专门负责网上办公系统的筹划、规范、指导和协调运行等管理工作。

    该工作小组组长为分管信息网络工作的校领导,副组长为党委办公室、校长办公室和信息化建设管理处主要负责人,组成人员为党委办公室、校长办公室、纪委办公室、党委组织部、党委宣传部、人事处、档案馆相关负责人。信息化建设管理处为该工作小组秘书单位。

    三、系统用户范围

    网上办公系统,主要是为了满足学校在编在岗党政管理人员的无纸化办公需要。其用户范围具体包括:

    (一)校领导;

    (二)全体中层干部;

    (三)部门(单位)秘书和学院办公室主任、各二级党组织秘书(人事秘书);

    (四)党委办公室和校长办公室工作人员;

    (五)校内二级单位因办公需要增设用户,党群部门向党委办公室、行政(业务)部门向校长办公室提出申请(同时提供拟增用户的工号、单位名称、姓名、电话号码、职务等信息)。党委办公室、校长办公室将材料汇总后,提交网上办公系统运行管理工作小组讨论。新增用户名单由信息化建设管理与安全工作领导小组负责审定。

    信息化建设管理处负责系统用户的管理工作。根据学校和学院有关文件和规定,系统管理员要认真及时地做好用户的更新工作。

    四、运行管理分工与职责

    (一)信息化建设管理处负责网上办公系统运行环境和相关硬件设备的维护管理工作,确保系统平台安全、快速、稳定运行。其中,系统管理员负责整个系统的运行管理。

    (二)党委办公室、校长办公室作为主要用户群之一,要带头使用、推广。在使用、推广过程中如发现问题,要及时向系统管理员反映,使问题得到圆满解决。

    对于使用、推广中发现的重要问题,信息化建设管理处要提出具体方案,提交网上办公系统运行管理工作小组讨论解决。如果问题重大仍然得不到妥善解决的,则提交校信息化建设管理与安全工作领导小组讨论解决。

    (三)各学院、各部门要积极使用网上办公系统,推进无纸化办公。

    根据各条块实际工作需要,信息化建设管理处要会同党委办公室、校长办公室等有关部门,有针对性地组织开展各种层次类型的培训工作。

    (四)档案馆负责校内公文以及有关信息材料的归档和存档工作。

    五、使用规范与要求

    (一)凡本规定确定的无纸化办公各项工作,一律通过网上办公系统处理。

    今后,学校不再接收和下发纸质文档,也不再通过电话进行校内规模较大的活动及会议的通知。紧急公文发送时,系统兼有手机短信提醒通知功能。

    (二)所有网上办公系统用户要及时登录网上办公系统,接收文件,查看信息,确保工作有序进行。重要文档要及时做好登记和备份工作。

    对已有权限的网上办公系统用户,如两月之内不进入办公系统查看及办理文件的,信息化建设管理处要会同党委办公室、校长办公室作销户处理,并给予通报批评,该用户及所在单位年终不得参加先进评选。信息化建设管理处对一周内不登录系统的用户,要进行短信提醒。

    (三)系统用户在出差或请假期间,在上网条件许可的情况下要及时登录网上办公系统处理文件,如无法上网,要授权有关工作人员代办。

    (四)电子公文、会议通知等材料发送后,工作人员应根据事情的缓急程度,对所发信息的接收情况进行检查、催办、督办,发现问题要及时与有关人员联系。

    (五)系统运行的电子文档正文及附件采用WordAdobe PDF文件格式,不得采用其他文件格式。附件中的文档名称须是通俗易懂的中文名称。

    电子文档须先杀毒后再上传。用于网上办公的计算机必须安装杀毒软件并及时更新。

    六、系统安全与保障

    (一)信息化建设管理处为网上办公系统提供主服务器以及备份服务器并保证全时开机,网上办公系统始终保持正常的运行状态。同时,还要建立服务器运行日志,并保存30天以上。

    网上办公系统服务器和网上办公系统本身如出现故障,信息化建设管理处要在“校内网”中及时发布通知。

    (二)信息化建设管理处指定管理员专门负责系统维护及数据备份工作。

    办文、办会、信访等模块由党委办公室、校长办公室指定秘书及时处理。档案馆指定专人对已办结校内公文进行存档、备份并刻盘保存。

    (三)网上办公系统中的信息内容必须与学校党政管理工作密切相关,不得出现无关信息。系统用户要妥善保管好自己密码,不得泄漏。

    根据网上办公系统的管理需要,系统设有超级用户账号,分别由党委办公室、校长办公室和信息化建设管理处专人掌握。为保证安全,系统管理员须定期修改超级用户密码,并以安全的方式及时通知超级用户。

    (四)系统管理员须定期对服务器进行操作系统升级,为服务器安装网络版杀毒软件,建立防火墙,防止“黑客”及病毒入侵,确保系统安全。

    七、附则

    本规定自2009611日起试运行,91日起正式执行,由信息化建设管理处负责解释。