文章内容

    南京师范大学校长办公室来文处理规范


             为加强对学校各类文件的管理,提高管理水平和文件处理效率,保证各类公文流转有序和通畅,现将校长办公室各类公文处理工作有关事项规定如下:

    一、来文种类
    (一)上级行政来文(含与学校平级的有关业务主管部门来文):是指上级部门或者与学校平级的业务主管部门下发或送达学校的公文。
    (二)平级单位来文:是指与学校平级的单位或兄弟院校送达学校的公文。
    (三)上行文:是指给上级或学校主管行政部门报送的请示和报告。
    (四)下行文:是指以学校名义下发的各类行政公文。
    (五)校内二级单位报送学校或校长办公室的公文:指学校二级单位,根据工作需要向学校领导或校长办公室报送的、需校领导或校长办公室直接批示、阅知或处理的请示和报告。
    (六)以传真形式送达校长办公室的各类文件。
    二、来文接收
    (一)机要室负责接收上级行政来文(含与学校平级的有关业务主管部门来文)、平级单位公文。
    (二)校长办公室秘书科负责接收学校的上行文、下行文和二级行政单位报送的需学校领导审批或阅知的请示、报告。
    (三)校长办公室秘书负责接收学校二级单位递送给校长办公室的需校长办公室主任审批或阅知的请示、报告。
    (四)校长办公室综合科负责接收以传真形式送达学校的各类文件。
    三、来文处理
    (一)处理原则
    1.一文一送
    一般情况下,同一文件一次只能报送给一位领导,不可一文“多头”,同时送给多位领导。对于信封封好的文件,相关人员应在了解文件内容后报送有关领导。
    2.归口报送
    有关人员收到文件后,应事先对文件的内容进行了解,并对其重要与紧急程度作出初步判断,按归口原则对文件进行相应处理:重大事宜,须报主要校领导;影响较大、比较重要的事宜,按校领导分工情况报分管校领导;职能部门可直接处理的,转职能部门处理。
    (二)处理方法
    1.上级行政来文(含与学校平级的有关业务主管部门来文)、平级单位公文由机要室根据文件内容进行登记、分类并分发至学校领导或两办主任(副主任),领导审阅并签批后,由机要室负责回收,并根据领导签批意见传达至有关职能部门。该类来文由机要室负责立卷归档。
    2.学校的上行文、下行文原则上在学校办公自动化系统内以电子文档形式进行办理、流转、发布,由秘书科根据《南京师范大学行政公文处理办法》(宁师大〔2004〕121号)有关规定办理。具体流程如下:
    部门拟稿——部门领导审稿——有关部门会稿——部门秘书(办公室主任)发送——秘书科接收来文——校长办公室分管主任核稿——有关校领导会签——主管校领导签发——秘书科登记、编号——文印室制版——拟稿人校对——文印室出文——秘书科分发至相关单位——档案馆存档。
    3.二级单位报送的请示、报告原则上在学校长办公室公自动化系统内以电子文档形式进行流转,由秘书科负责办理。具体办理流程如下:
    部门拟稿(有关部门会稿)——部门领导签字、盖章——部门秘书(办公室主任)递交——秘书科接收文件、登记、编号——校长办公室主任签批——送相关校领导审批——秘书科回收文件——秘书科转发至相关单位——秘书科回复来文单位。
    校长办公室秘书科对二级单位报送的请示、报告原则上不存档。
    4.传真
    综合科专人负责传真的接收、登记、编号,并根据传真的内容和重要、紧急程度,转相关领导或科室,必要时可直接向领导汇报。
    四、来文的催办、反馈
    (一)催办
    相关人员在做好文件登记、编号的基础上,应对文件的流转过程进行跟踪与监督。并根据文件的紧急程度,在必要时要提醒领导办理有关文件。
    (二)反馈
    领导审批后,相关人员须将领导审批意见及时反馈给责任单位,并做好文件的转发或收存、归档工作。