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    南京师范大学行政会议会务工作规范


           校行政实行校务会议、校长办公会议和校行政工作通报会议制度;校行政会议还包括校务委员会会议、校行政工作专题会议和校行政非常设机构会议。为了确保会议的有序进行,提高议事效率,进一步提高校长办公室办会能力,特制定本规范。

        一、会议准备
        (一)接到会议通知后,校长办公室负责人将会议名称、时间、地点、内容、参加人员范围以及特殊要求等以书面形式告知相关单位。
        (二)接到任务后,相关单位根据会议规模以及特殊要求,及时做好各项准备工作,一般包括:分解任务(如成立会务组、材料组、接待组等工作小组)、制定议程、编制预算、准备会议材料、落实场地、布置会场、安排车辆、采购物品、安排食宿以及文化、医疗服务等。同时将准备情况向办公室负责人汇报。
        二、会议通知
        (一)较大规模会议应采用书面通知。书面通知一般包括以下几要素:被通知人(单位)名称、会议名称、会议内容、举办时间及地点、通知人(单位)名称、通知发布时间等。校内会议通知应在会前两天通过办公自动化系统发布,并要求反馈接收通知等有关信息。
        (二)其它会议可采用电话或口头通知。如无法通知到本人,需请他人转告的,工作人员应记录转告人的姓名及通知时间。
    (三)会议通知完毕后,工作人员应及时将通知与反馈情况向办公室负责人汇报。
    (四)会议准备单和通知记录单应至少保留2周。
    三、会场工作
    (一)组织工作
    1.工作人员应提前进入会场,仔细检查会场布置情况。如发现不当应及时进行调整,问题较大的应及时向校长办公室负责人汇报,由校长办公室负责人协调解决。
    2.参会人员进场时,工作人员组织签到或统计到会情况,并引导大家入座,同时提醒关闭手机等通讯工具,服务要热情周到。如有缺席,应立即与之联系,问清原因。在会议开始前将到会情况向会议主持人汇报,会后告知校长办公室负责人。
    3.开会期间,工作人员应时刻关注会场情况,在不影响会议的前提下主动提供服务,及时处理遇到的问题。同时做好安全、保密工作,避免会议受到干扰。
        (二)记录工作
    1.记录人员应提前进入会场,准备好专用的会议记录本以及符合存档要求的书写工具,做好记录准备。如有特殊记录工具,则应在会前30分钟进行调试,调试合格后方可使用。
    2.会议记录应包含以下几要素:会议时间、会议地点、会议名称、主持人、出席人员、列席人员、记录人员、议题、出席人员发言摘要、会议(主持人)结论等内容。
    3.记录应全面扼要,书写应规范清楚。为确保记录的准确性,要保持记录人员的连贯有序。
    四、会后工作
    (一)工作人员应及时做好参会人员的疏散工作,并认真清理会场,统一回收文件资料,检查会场有无遗漏物品,关闭电器电源。
    做好会议支出费用的结算工作,同时做好重要会议的宣传报道工作,并向校长办公室负责人汇报。
    (二)记录人员应在会后2个工作日内将会议议决事项形成会议纪要(或校务会议、校长办公会议抄告单),报送校长办公室负责人或主管校领导审核,审核通过后提交会议主持人签发。会议纪要(或校务会议、校长办公会议抄告单)应简明扼要,观点鲜明,确切说明事项。
    会议纪要(或校务会议、校长办公会议抄告单)下发至相关二级单位负责人。
    (三)对需要宣传报道的会议,工作人员应及时撰写新闻报道(含整理报道图片),并向有关部门提供。
    (四)相关科室应及时了解会议议决事项的执行情况,做好督办工作,定期将执行情况向校长办公室负责人汇报,并报校领导审阅。
    (五)会议记录本、会议纪要(或校务会议、校长办公会议抄告单)、会议发言稿等应按学校有关规定立卷归档,其它材料视不同性质分类存档。