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    怎样写好公示


    为了进一步推进管理的民主化和科学化,完善监督机制,提高工作效率,许多机关单位都积极推行党务、政务公开制度。其中,公示是一个重要的环节。

     

    1、公示作为一种制度

    所谓公示,就是各机关单位的职能部门,将拟办的重大事项或需要公开的事项(党和国家规定的在一定时期需要保密的事项除外),在一定的时间和范围内,以适当的形式和程序向社会公开,在广泛听取群众意见、接受群众监督的基础上组织实施。公示制度的实行,对调动广大员工的积极性,增强主人翁责任感,确保各项事业健康、稳步发展,有着重要意义。

    公示制度在我国还是一个新生事物,许多机关单位都在大力推行,已经引起了公众广泛的注意。

    2、公示作为一种应用文体

    公示作为应用写作(特别是公文写作)中的一种新式文体,在一般的写作学论著中,很少有专门的论及,很有研究的必要。

    从字面意思上讲,公示,就是公开把事情摆出来或指出来让人知道,求得一定的反馈。为此,公示一般采用书面形式,将拟办的重大事情或者经过领导层讨论后形成的结论,以张榜方式张贴在布告栏里,或者发布在网络、电视、报刊、广播等媒体信息栏上,让许多人能够直接地看到、听到,让人们能充分地讨论、监督,并及时将不同的意见(一般是反对意见)反馈上去。

    作为一种应用文体,公示与古代的告示有一定的历史承传关系。古代的告示可以分为两种:一是布告(或公告),主要功能是自上而下地说明或告知事项;或者当该事项不能解决时,含有寻求解答方法之意(接近现在的公示);二是指标语,起提示、号召等作用,这两种文体目前仍在使用。古代的告示与现在的公示不同之处在于,它是一种自上而下的公布,不求反馈,有着强烈的专制色彩。

    作为一种行政公文,公示与通知、通告、通报等既有相同点,又有所区别。公示与通知、通告、通报的相同点在于,它们都是由法定性机关起草,在一定的时间、范围内对外公布的;主要区别在于,公示的地点是固定的,对外发布的对象几乎是无限的,其目的在于反馈意见,验正查误。

    3、公示的写作格式

    前面我们已经大致讲了公示的目的、意义,并顺带讲了一下公示的内容。下面我们主要结合公示的内容,谈一下公示的写作格式。

    公示是为了给大家看的,因此,从形式上来说,每个公示都需要一个明确的标题。完全型的标题由发文机关、发文事由和公示名称组成,其中发文事由应简明扼要地点明公示的内容。完全型标题如:XX单位关于XXX同志任XX职务的公示;如在本单位张贴或发布,可简写为:XXX同志任XX职务的公示。

    公示发布的对象主要是本单位、本系统的具体人员或相关人员,对外辐射的范围几乎是无限的,而不是一般公文里特定的受理机关。所以公示是不需要“上款”(或称“抬头”)的。

    正文部分是公示的主体部分,是公示写作的关键。一般由三部分组成:事项的合法性、事项内容、意见反馈途径。事项的合法性主要指做此项事的原由和已经走过的法定或规定程序,这是进行公示行为的前提,在文字概述上,不仅主要的程序一个也不能少,而且应该表达得简洁明了。

    事项内容,是指应该公开给大家看的事项本身,可以是某个决定、某项规章制度、某件事,也可以是某些路线、方针、政策。这是公示的核心部分,是公众进行了解、监督的主要依据。为此,事项本身及其结论性意见概述必须真实、准确,有针对性;在文字表达上必须明确,依事而定,抓住实质,事核体要。不要有虚假内容,不要有感情成分在内,不要太庞杂,不要太繁多。如果公示的事项非常繁多,可以采用附件的形式单列出来。

    意见反馈途径是指如果有人有不同意见,或者有好的建议,应该如何反馈给发文机关,其中主要包括联系人、联系方式、联系地点;反馈人、反馈方式、反馈要求,以及接到反馈意见后的处理方式等,其中,反馈的时限尤其要明确。所有这些,必须真实、准确,以确保反馈信息渠道的通畅,发挥最佳的监督功能,达到公示的效果,否则只会适得其反。这是公示作为一种文体的主要特点之一。

    在正文之后,标注发文机关,表明公示的权威性。公文的成文日期,应以负责人签发的日期为准。公示如果采用张榜的形式进行,还应加上发文单位印章,说明公示正式生效。

    4、公示的风格特点

    公示作为一种应用写作文体,有着一般应用文的特点,如功能上的直接实用性、材料上的完全真实性、模式上的直观规范性、表述上的直白简洁性、风格上的清晰简约性等。公示作为一种行政公文,也具有作者的法定性、内容的实用性、体式的规范性等特点。

    公示作为一种新式文体,在公文中,由于致送对象的不定向性等方面原因,形成了自己的风格特点,下面就简单地归纳一下。从内容上来看,公示的材料不仅要真实,而且不能掺杂任何的情感倾向,不能有偏见、赞誉等评价性语言,甚至不能自觉或不自觉地流露,否则会影响到公示内容、公示本身的公正性,甚至会使人反感,得不偿失,以致影响公示的效果。

    公示与一般公文相比,形式更直观、表述更直白。因为公示的对象是不定的,因而也是无限的,不分个人或群体的层次和类型,接受着最广大群体的监督。为此,公示的写作要正确处理好规范与简易的关系,只有规范,才具有权威;只有简易,才能被公众接受。

    公示或通过公示所发挥的效能,与一般公文相比,有着双向互动的特点。一般的公文,是直接发生效能的,而公示的目的,就是要让公众有知情权、参与权、监督权、影响决策权。它所走的路,是从群众中来,到群众中去的必然之路;是认识与再认识、检验与再检验的一个过程;是一个发扬民主管理的过程。

    此外,从整体风格来看,公示比一般公文语言平易,不讲究文采,以简约为美,篇幅较为短小。

     

    (该文载《秘书》2004年第1期;作者:姜晓云)